30 Подсказок для Хранения Встречающихся Расходов к Минимуму

Деньги заставляют мир пойти 'вокруг. И когда дело доходит до встречи планирования, деньги могут вероятно получить Вас вообще, Вы хотите. Однако, у немногих планировщиков случая есть роскошь неограниченного бюджета. Вашему боссу может понравиться выпить шампанское на бюджете пива. Другими словами, предостерегите Вас, чтобы потратить меньше, но ожидать чудеса в то же самое время.

Подготовка и управление реалистическим бюджетом являются серьезным бизнесом, но выиграть "большого босса" указывает Вам, также должен быть опытный посредник и поклонник снижения затрат. Чтобы помочь Вам на Вашем пути, вот, 30 подсказок во множестве различных областей, чтобы держать Ваши расходы встречи как минимум, не теряя качество, за которое Вы боретесь.

1. Держите свой бюджет гибким. Будьте подготовлены построить в непредвиденном обстоятельстве 10 процентов в Ваш полный бюджет, чтобы заботиться о любых неожиданных расходах и чрезвычайных ситуациях. Непредвиденные или пропускаемые затраты такой как, сверхурочное время, ночные рассылки, телефон и компьютерные сцепления или замены спикера могли взлететь Ваш бюджет.

2. Проверьте все счета. Подвергните сомнению что-нибудь на своих счетах, которое не вычисляет против письменной цитаты. Тщательно исследуйте свою гостиницу/средство и пищу и счета напитка в то время как локальный. Сглаживание несоответствий лично намного легче чем по телефону.

3. Разрешение предела. Только избранное у немногих должна быть власть зарядить пункты к Вашему основному счету в гостинице. Удостоверьтесь, что у гостиницы есть список этих людей, и отказываться заплатить за обвинения, подписанные неправомочным персоналом.

4. Обзор ежедневно считает. Чтобы избежать любых главных неожиданностей или остановок сердца, когда Вы видите конечный вариант законопроекта, рассмотрите свои счета со средством ежедневно. Легче определить ошибки или произвести необходимые изменения, если затраты возрастают в определенных областях.

5. Список в течение времен низкого использования. Если Вы имеете гибкость, рассматриваете планирование Ваших встреч в течение мёртвых сезонов или дней недели, когда средство менее занято. Заказывая около отпусков, таких как Пасха, Мемориальный День, и Рабочий день могли бы определенно быть к Вашему выгодному.

6. Попросите наилучшие курсы. Сделайте свое исследование. Проверьте нормы стойки, корпоративные нормы, скидки AAA и так далее, и сравните их с нормами группы, которые Вам предлагают. Назовите бесплатный стол резервирования для информации.

7. Подтвердите и подтвердите свои даты и детали случая. Пропуск деталей может стоить Вам большие доллары.

8. Просите скидку за локальные платежи. Когда средство не должно ждать оплаты, потому что Вы договариваетесь заплатить немедленно после случая или поскольку заканчивается встреча, они могут хорошо быть открытыми для скидки за быструю оплату.

9. Будьте консервативны с блоками комнаты. Со все большим количеством гостей, использующих обесцененные участки гостиницы для заказов комнаты, истощение на неиспользованных комнатах может стать очень дорогим.

10. Договоритесь о комнатах аккомпанемента. Как часть Ваших обсуждений с управлением гостиницей, договоритесь об аккомпанементе или обесцененных комнатах для спикеров, сотрудников и или модернизации для очень важных лиц.

11. Поймите свой пункт отмены. Не подписывайте ничего, чем Вы не полностью счастливы. Убедитесь, что Ваш пункт отмены является взаимным, так, чтобы обе стороны получили выбор отступить из контракта перед указанной датой, в случае любых изменений к оригинальному соглашению.

12. Договоритесь об установленных ценах. Чтобы помочь с Вашим составлением бюджета, договоритесь заплатить указанное количество на пище и напитках во время Вашего всего случая, а не норме на человека, за функцию.

13. Консультируйтесь с налоговым поверенным. Исследуйте налоговые законы для своего делового местоположения и местоположения случая. Вы можете иметь право на налоговые льготы, которых Вы не требуете.

14. Держите установку комнаты простой. Везде, где театральный стиль возможного применения (где только стулья используются), поскольку это является менее трудоемким чем стиль классной комнаты (который включает и стол и стулья), таким образом понижая затраты установки. Кроме того, план держать установки тем же самым со дня на день.

15. Зарегистрируйтесь в других группах. Узнайте о группах, проводящих их встречу до и после Ваш, и обсудите потребности организации. Вы можете найти, что Вы можете экономить на установке и разрушении, если у Вас всех есть те же самые или очень подобные требования.

16. Исследуйте возможности субсидирования. Найдите, что спонсоры покрывают так многие из Ваших расходов программы насколько возможно, особенно плат спикера, аудиовизуального оборудования, и специальных функций еды.

17. Исследуйте гранты. Хотя это могло бы быть отнимающее много времени осуществление, Вы могли бы изучить определенные федеральные, государственные, местные или корпоративные гранты, которые могли бы быть доступными за проведение Вашей встречи.

18. Используйте экспертов по промышленности. Чтобы экономить на расходах спикера, рассмотрите экспертов по промышленности использования, компании которых часто платят расходы. Альтернативно, используйте местные громкоговорители где приспособлено, чтобы экономить на путевых расходах. Однако, проверьте, как хороший они прежде нанимают их. Вы можете закончить с рванью!

19. Избегите арендовать ненужное оборудование. Проверьте потребности спикера дважды в аудиовизуальном оборудовании, чтобы избежать арендовать ненужные пункты.

20. Держите обозначение простым и многократного использования. Полагайте, что вложение в расщепляющуюся машину делает Ваши собственные знаки.

21. Обсудите экономичные аудиовизуальные установки. Ограничьте число необходимых микрофонов. Проверьте, поставляет ли гостиница приветственный микрофон в каждом зале заседаний. Окаймите журнальный столик вместо того, чтобы арендовать специальные телеги для оборудования A/V.

22. Используйте внешних поставщиков. Смотрите вне гостиницы для возможных аудиовизуальных поставщиков, цены которых могут быть более конкурентоспособными чем внутренние. Однако, гостиница может соответствовать ценам другого поставщика если спрошено.

23. Экономьте на транспортировке. Используйте шаттлы аэропорта вместо такси. Если Вы имеете большую группу, посещающую Ваш случай, договариваетесь о специальных скидках с компанией пригородного автобуса. Альтернативно, проверьте, может ли местная компания такси обеспечить дисконтные купоны.

24. Устройте одну комнату. Для меньших заседаний комитета, которые могут быть проведены во время большей конференции, принимают меры, чтобы завтрак буфета, как считался, в той же самой комнате как встреча экономить на необходимости арендовать отдельную комнату.

25. Договоритесь о пище. Договоритесь о платеже за пищу, основанную на потреблении. Вы можете тогда возвратить пищу, не имея необходимость платить за это.

26. Минимизируйте части. Разъедините mini-Danishes, сдобы и пончики, или сократите большую порцию в половине. Много людей (особенно женщины и люди, сидящие на диете) только хотят, чтобы половина началась с. Альтернативно, подайте континентальный завтрак вместо полного буфета завтрака.

27. Выберите меньше выборов. Когда дело доходит до hors d'oeuvres, пойдите для меньшего количества выборов в больших количествах, а не большом выборе в меньших количествах. И, не забудьте избегать креветки. Люди вдыхают это. Никогда нет достаточно!!!

28. Проверьте на мертвый запас. Проверьте, не имеет ли гостиница мертвое вино запаса в наличии (такое как вино что в больше на листе вин). Вы можете быть в состоянии договориться о большой цене за небольшое количество вина действительно хорошего качества.

29. Сохраните открытые бутылки. Узнайте, может ли гостиница сохранить открытые бутылки ликера от одного приема и нас их другой прием во время той же самой конференции.

30. Открытые бутылки как необходимый. Как капитан банкета, чтобы открыть винные бутылки только как необходимый. Вы платите за каждую бутылку, это было откупорено.

Наконечник премии: Избегите соленых продуктов во время приемов, поскольку это поощряет людей пить больше.

Об Авторе

Написанный Сьюзен А. Фридмэнн, CSP, Тренером Tradeshow, Озером Спокойный, Нью-Йорк, автор: "Встреча & Организация мероприятий для Макетов," работающих с компаниями, чтобы улучшить их встречу и успех случая через тренировку, консультируясь и обучение. Пойдите в thetradeshowcoach.tk, чтобы подписать для бесплатного экземпляра Подсказок ExhibitSmart Недели.

info@thetradeshowcoach.tk